Mike Ivanov (mikeiva) wrote,
Mike Ivanov
mikeiva

Categories:

Что нужно сделать, чтобы провести фестиваль.

Чтобы ничего не забывать при выходе на очередной виток и проще отвечать на вопросы тех, кто не знает, что надо делать, попытаюсь сформулировать список задач по проведению фестиваля.


Подготовка фестиваля разбивается на две основные части - обеспечение организационное и обеспечение вопросами. В данный момент я буду рассматривать организационную часть.

1. Спонсоры.
Чтобы фестиваль состоялся, необходимы деньги. Деньги собираются двумя способами – с команд-участниц и со спонсоров. Чем больше часть, полученная из второго источника, тем лучше. Таким образом, принципиальной частью подготовки является поиск спонсоров, который можно (и нужно!) начинать задолго до самого турнира. Насколько именно "задолго" – величина произвольно большая. В любом случае, оптимально завершить эту работу за месяц до турнира.

Чтобы убедить спонсора дать вам денег, необходимо а) объяснить, что он с этого получит; б) объяснить, что вы сделаете с его деньгами.

1а. Большинство спонсоров интересуются в первую рекламной отдачей от своих вложений. Для ее обеспечения необходимы контакты со СМИ, которые согласны освещать мероприятие. При этом нужно иметь четкую информацию, что именно, в каком объеме и на каких условиях они готовы публиковать.

Человек или группа, отвечающая за работу со СМИ, должна составить список, содержащий следующую информацию:
- название СМИ
- контактное лицо
- предполагаемый объем репортажа
- условия публикации (бесплатно/платно – во втором случае, стоимость публикации)
- цена упоминания спонсоров мероприятия
- способ представления материала (они присылают корреспондента и готовят материал самостоятельно или материал должен быть представлен со стороны оргкомитета)
- даты контрольных созвонов/уточнений.
Обязательно надо обсуждать вариант пресс-спонсорства – весьма желательно договориться о бесплатной публикации информации о спонсорах.

2а. Чтобы показать, на что предполагается израсходовать средства, необходимо иметь смету расходов. Точнее, нужны несколько вариантов для разных размеров бюджета.
Типичными пунктами сметы будут:
- Аренда помещения
- Аренда мебели (столы, стулья)
- Аренда звуковой аппаратуры (колонки, усилители, микрофоны)
- Оплата проезда/проживания VIP-участников
- Призы (кубки, медали, дипломы, книги, компакт-диски и т.д.)
- Оплата работы авторско-редакторской группы
- Аренда автотранспорта для доставки участников к месту проведения турнира от гостиниц и обратно
- Атрибутика, раздаточные материалы для команд (ручки/блокнотики, вода, еда и пр.)
- Расходные материалы (бумага, тонер, канцтовары)
- Расходы на сотовую связь членов оргкомитета
- Разное.

Очевидно, некоторые элементы этого списка являются обязательными при любом развитии событий, но могут изменяться количественно (как, например, расходы на призовой фонд), а часть являются факультативными. Необходимо расписать несколько вариантов бюджета.

Также надо указать, каким образом будет сдаваться отчетность по трате денег на те или иные позиции – так, по некоторым позициям (например, расходы на автотранспорт) получение товарных чеков будет как минимум затруднительной; на это лучше указать заранее.

Желательно на основании этих данных сформулировать несколько статусных планов для спонсора: Генеральный спонсор – сумма, объем публикаций, количество упоминаний; титульный спонсор – …; спонсор - …

Кроме того, надо подготовить материалы о подготовке турнира: список стоящих задач, сроки их выполнения и ответственных за оное.

Собрав эту информацию, надо подготовить материалы, с которыми можно идти к гипотетическим спонсорам. Эти материалы надо аккуратно оформить и распечатать на бланках клуба – достойный внешний вид предложения если не увеличит шансы на согласие дать денег, то по крайней мере не уменьшит. Формат предложения может быть примерно таким:
- краткая информация о фестивале (сроки проведения, примерное количество участников, очень краткая история, чем мы лучше всех = почему вы не просто так выбросите деньги, контактная информация организаторов);
- что мы хотим (варианты бюджета);
- что мы готовы предоставить (информация по СМИ).
- план работ по организации турнира (суть задачи, дата окончания, ответственный; напр. "Достижение договоренности с МПИ – 01.04 – Пупкин В.В.")
Возможно, второй и третий пункты стоит поменять местами.

При переговорах важно определять, каким образом спонсор готов выделять средства: "живыми" деньгами (наличными или безналичными), или предоставляя что-либо, например, призы или транспорт.

2. Помещение.

Зал для проведения игры должен быть а) достаточно вместительным; б) оборудованным электророзетками; в) удобным (актовые залы в этом смысле считаются неудачными); г) с приемлемой акустикой (желательно наличие аудиоаппаратуры на месте) д) светлым; е) проветриваемым; ё) расположенным недалеко от мест, где, можно поселить иногородних участников; ж) и, желательно, от центра города.
Обычно пунктам а-д удовлетворяют крупные спортивные залы.

О требованиях к залу. Для расчета вместимости зала можно основываться на примерно следующих параметрах. Для размещения одной команды надо: стол – диаметром до 1м; стулья – в придвинутом к столу состоянии будут занимать еще около полуметра с каждой стороны; свободное место для перемещения игроков и ласточек – 1м между соседними рядами столов. Т.о. в оптимальном случае для размещения команды требуется квадрат 3*3м. Расстояние между рядами может быть меньше, но это не порадует участников. Владельцы залов обычно знают о размерах своего помещения; в крайнем случае, его можно измерить на месте интуитивно (пройдя по залу и прикинув, сколько столов тут можно поставить). Между залом и столами оргкомитета должен быть промежуток хотя бы в полтора-два метра, еще столько же понадобится для их размещения.

В зале должна быть розетка (стоит сразу посмотреть, российского или евростандарта), чтобы подключить компьютер-принтер-систему для брэйна и проч.

Следует сразу выяснить, возможно ли использование соседних помещений (для ведения групповых турниров по "Своей игре" и т.п.). Желательно, чтобы зал был оборудован аудиоаппаратурой.

О помещении необходимо узнать условия, на которых оно предоставляется: в первую очередь, финансовые. Кроме того, надо сразу оговаривать время, на которое дается зал (в т.ч. возможность накануне фестиваля при необходимости завезти мебель без дополнительной оплаты), и что входит в оговоренную сумму: например, если зал снабжен аудиоаппаратурой, то включается ли цена ее аренды (и, по всей видимости, услуги радиста).

Надо также узнать, возможно ли тут же получить мебель для игрового зала.

Варианты помещений должны быть определены до начала переговоров со спонсорами, и стоимость аренды должна быть внесена в план бюджета.

3. Аренда мебели.
В лучшем случае мебель можно взять непосредственно в МПИ. В худшем случае требуется аренда оной у сторонних организаций. Таковые обычно делятся на два типа: те, которые предоставляют мебель на профессиональной основе (для организации выставок и т.п.) и те, у которых просто временно есть лишняя. Первые хотят много денег, но обеспечивают доставку (и, возможно, погрузку-разгрузку); вторые могут ее предоставить бесплатно или почти бесплатно, но встает вопрос доставки. К числу вторых относятся учебные заведения, которые в выходные и праздничные дни, когда проходят фестивали, обычно не работают и в мебели не нуждаются. Количество мебели рассчитывается примерно как (N+5+3) столов и (N+5)*6+10 стульев, где N – число команд, а 5 – для параметр для страховки от появления большего числа оных; дополнительные 3 стола и 10 стульев нужны для размещения оргкомитета, техники, призов и прочего.

Вопрос с арендой мебели, как правило, окончательно решается после того, как выбрано МПИ. Однако при составлении бюджета необходимо знать цену в случае, если мебель придется брать у организаций первого типа.

4. Аренда звуковой аппаратуры.
В лучшем случае такая аппаратура есть непосредственно на МПИ. В случае похуже что-то достаточно качественное есть у одного из игроков клуба, который готов ее предоставить. В совсем плохом случае ее необходимо арендовать отдельно. При этом стоит также учитывать вопрос о транспортировке.

5. Определение мест проживания гостей турнира.
Для размещения всех гостей фестиваля обычно требуется больше мест, чем ожидается собственно приезжих участников из-за неоптимальности их расселения. Число МР желательно минимизировать.
По каждому предполагаемому МР надо подготовить следующую информацию:
- Наличествующие категории номеров по степени комфорта
- Кол-во мест по категориям
- Стоимость по категориям
- Возможное время заезда/расчетный час (некоторые общежития могут быть ночью и рано утром закрыты; в гостиницах может предоставляться скидка при заезде после полуночи)
- Условия бронирования (платное или по предоставлению письма от клуба)
- Возможность предоставления скидок при массовом заезде
- Контактное лицо
- Примерное время движения до МПИ и вокзала.

Данная информация должна быть готова не позднее, чем за три недели до начала фестиваля.

6. Призы.
Призовой фонд зависит исключительно от бюджета, и сами призы мы здесь не рассматриваем. Но стоит иметь в виду как минимум количество номинаций.
ЧГК – 3 команды (кубок, 18 грамот/медалей; вариант – 6 медалей, 12/18 грамот)
Брэйн – 3 команды (кубок, 18 грамот/медалей; вариант – 6 медалей, 12/18 грамот)
Абсолютный зачет – 3 команды (кубок, 18 грамот/медалей; вариант – 6 медалей, 12/18 грамот)
Своя игра – 3 человека (Кубок, 3 медали/грамоты)
Приз лучшей местной команде, лучшей студенческой команде.
Призы за дополнительные конкурсы.

В общей сложности получается 4 кубка, 60 грамот (возможна частичная замена медалями или дублирование). Грамоты лучше покупать с некоторым запасом.

Призы желательно приобрести за неделю до турнира, чтобы потом не отвлекаться.

7. Аренда автотранспорта.
Транспорт требуется, если МПИ удалено от МР и желателен, если МПИ удалено от вокзала (почти наверняка будут команды, которые будут уезжать непосредственно с МПИ). Необходим, если игры заканчиваются поздно ночью, а МР находятся от МПИ более, чем в получасе пешком. Добывается транспорт обычно на конечных остановках оного, оплата производится наличными по мере его появления у МПИ.

Организация работ.

В оргкомитете необходимо выделить людей, персонально ответственных за переговоры со СМИ, переговоры со спонсорами, поиск МПИ/мебели/аудиоаппаратуры, переговоры с гостиницами/размещение команд, аренду транспорта/покупку призов. Каждый из них, в свою очередь, может набрать необходимую ему группу, но за выполнение своей задачи он должен отвечать лично от начала и до конца. Часть этих функций могут быть совмещены у одного человека, особенно в случае, если они разделены во времени. Кроме того, есть еще разовые задачи: подготовка карт города, информационных листков и объявлений на листы, печать раздаточных материалов для участников фестиваля, бланков ответов и т.д.

Некоторое пояснение о функциях на некоторых направлениях.

1. Переговоры со СМИ.
Ответственный за переговоры со СМИ должен предоставить информацию, нужную для дальнейшего общения со спонсорами, поддерживать контакт с выбранными организациями, подготовить материалы о фестивале: пресс-релизы до и после турнира и статьи в те газеты, в которые материал должен предоставить оргкомитет. После выхода материалов, желательно, собрать вышедшие статьи и записать даты эфиров – в следующий раз пригодится.

2. Переговоры со спонсорами.
В случае, если с каким-либо спонсором достигнуты договоренности, проследить за выполнением обязательств обеих сторон: получить необходимые сведения для раздаточных материалов фестиваля (логотип, полное название для списка спонсоров, возможно, раздаточные материалы), проконтролировать своевременное получение денег/товаров/услуг от спонсора и публикацию статей/включение информации в раздатки и т.д.

3. Переговоры с гостиницами и размещение участников.
Эти задачи лучше совместить, чтобы с командами об условиях проживания общался максимально информированный человек.

Я наверняка что-то упустил из виду. Если у вас есть какое-то дополнение к этому тексту, я буду рад его включить.
Tags: chgk, фест, фестиваль
Subscribe

  • К вопросу о сервисах для чгкшников

    Не так давно был опрос о том, какие проблемы нужно бы решить на радость редакторам. У меня есть мысль про то, что надо сделать то ли для игроков, то…

  • Два абзаца про The Chosen :)

    1. Если вы сыграли и хотите что-то сказать о пакете, то мне всегда интересно. Оферты нет :) Единственный дошедший до меня отзыв положительный, но это…

  • Будем как все

    Меж тем, ушла эпоха! В этом году саратовская высшая лига по свояку будет играться без выбора вопросов. Вероятно, мы были единственным турниром вне…

Comments for this post were disabled by the author